Verimlilik

Başarılı Bir Mail Yazmak İçin Dikkat Edilmesi Gerekenler

Kurumsal bir mail yazarken dikkat etmemiz gereken bazı kurallar

  • Konu belirlenmeli. Maile konu eklenmesi ilk sırada gelir. Konu, gönderdiğiniz kişinin karşısına çıkacak ilk bilgidir. Bu yüzden mailinizin okunup okunmayacağını da belirler.
  • Mail içeriğine selamlama ile başlanmalıdır. Örneğin Merhaba Ahmet Bey, Sayın Yetkili vb… (Birden fazla kişi listesinin olduğu bir gruba mail gönderiliyorsa Sayın Yetkililer veya Sayın ilgililer diyede başlanabilir.)
  • Bazı isimler her iki cinsiyet içinde kullanılabilir, örneğin Hasret, Aşkın, Deniz, Özgür gibi… Eğer karşınızdaki kişi tanımadığınız ve cinsiyetinden emin olmadığınız biriyle soyismi ile hitap ederek başlayınız. Sayın Öztürk gibi…
  • Kurumsal yazışmalarda Slm, Mrb, Kolay gelsin gibi profesyonellikten uzak selamlamalar yapılmamalıdır. Bu durum karşınızdakinin hoşuna gitmeyebilir.
  • Alıcıya verilmek istenilen mesaj kısa ve net bir şekilde iletilmelidir. Alıcının fazla zamanını almayacak akıcılıkta olmalı ve imla kurallarına dikkat edilmeli.
  • Mesaj İyi Çalışmalar Dilerim/Dileriz ile kapatılmalıdır.
  • Mesajın altına isim belirtilmelidir. Mail adresinizde her ne kadar isminiz yazıyor olsa da tam adınız, unvanınız ve gerek duyuluyorsa iletişim bilgilerinize yer vermelisiniz.
  • Tüm yazışmalarda geçerli olduğu gibi mail gönderirken de tüm yazılarda büyük harfler kullanılmamalıdır. Çünkü büyük harf yazılı iletişimde bağırma anlamına gelmektedir.
  • Kurum dışından birine e-posta gönderirken çoğul ifadeler kullanılmalıdır. Unutmayın ki siz o mailde şirketinizi temsil ediyorsunuz. Örneğin: Yardımlarınızı rica ederiz vb…
  • Ekli dosyalar varsa bunu mailin sonunda belirtmelisiniz. Örneğin; istemiş olduğunuz dosyalar ektedir, gibi…

Yorum Ekleyin